8 étapes pour identifier vos processus
chronophages et répétitifs ⏱️
Les tâches répétitives peuvent être un frein majeur pour la productivité d’une équipe et, par conséquent, pour les performances globales de votre entreprise.
Lorsque des tâches chronophages s’accumulent, elles détournent vos collaborateurs de leurs missions à forte valeur ajoutée, créent de la frustration, et augmentent les risques d’erreurs 😵💫
Voici un guide pratique en 8 étapes pour libérer vos équipes de ces contraintes et stimuler votre productivité, en identifiant vos processus chronophage pour enfin les éliminer :
1. Cartographiez vos processus de travail
Faites un état des lieux détaillé des processus de travail de chaque département ou équipe. Cette cartographie permet de visualiser clairement les flux de travail et d’identifier où se situent les tâches répétitives.
- Organisez des ateliers avec les équipes pour lister les tâches effectuées au quotidien
- Créez un workflow pour chaque fonction ou service
- Identifiez les points où l’équipe passe beaucoup de temps sur des tâches similaires chaque jour ou semaine
2. Mesurer le temps consacré aux tâches récurrentes
Une fois les tâches répétitives identifiées, il faut mesurer précisément le temps que vos équipes y consacrent. Demandez à chaque collaborateur de suivre son temps de travail pendant 1/2 semaine(s).
- Identifiez les tâches qui reviennent régulièrement et leur fréquence (quotidienne, hebdomadaire)
- Notez le temps total passé sur ces tâches et évaluez leur impact sur la productivité globale
Exemple : si une équipe passe 10 heures par semaine sur des tâches administratives qui pourraient être automatisées, c ’est un signal fort.
3. Analyser les tâches à faible valeur ajoutée
Classez les tâches répétitives en fonction de leur valeur ajoutée pour l’entreprise.
Les tâches à faible valeur ajoutée sont celles qui consomment beaucoup de temps sans directement contribuer à la croissance. Ce sont les meilleures candidates pour l’automatisation.
Exemple : copier/coller des données entre plusieurs systèmes, trier des e-mails, gérer manuellement les plannings …
4. Identifier les sources d'erreurs et de frustration
Identifiez les processus où des erreurs sont fréquemment commises ou où le personnel manifeste un mécontentement lié à la monotonie ou au volume de travail.
- Recueillez les retours des employés sur les tâches qu’ils trouvent frustrantes ou chronophages
- Identifiez les tâches sujettes à des erreurs fréquentes, cibles clés pour l’automatisation
Exemple : saisie manuelle des factures, gestion des données clients, relances d’impayés.
5. Évaluer l'impact des tâches sur les délais et la satisfaction client
Les tâches répétitives ralentissent les processus internes et allongent les délais de réponse ou d’ exécution. Analysez si certaines de ces tâches créent des goulets d’étranglement dans votre production
- Demandez à vos équipes quelles tâches les empêchent d’être plus réactives
- Examinez les retards ou les délais liés à ces tâches pour évaluer leur impact sur les résultats globaux
Exemple : temps d’ attente pour traiter une commande, mise à jour manuelle des informations dans le CRM …
6. Repérer les outils existants ou manquants
Il est important de vérifier si votre entreprise dispose déjà de solutions logicielles sous-exploitées, ou si des outils supplémentaires sur-mesure sont nécessaires.
- Identifiez si des outils comme un ERP, un CRM ou des systèmes de gestion de projets pourraient être davantage exploités pour automatiser certaines tâches
- Déterminez si vous avez besoin d’ une solution sur-mesure pour répondre à des besoins spécifiques non couverts par les logiciels standard
7. Prioriser les tâches à automatiser
Une fois les tâches répétitives identifiées, il faut prioriser celles à automatiser en fonction de leur impact sur la productivité et le temps gagné.
Pour chaque tâche, évaluez :
╰┈➤ le gain de temps potentiel si la tâche est automatisée
╰┈➤ l’impact direct sur la productivité de l’équipe
╰┈➤ la faisabilité technique
Exemple : l’ automatisation de la facturation peut être plus prioritaire que celle des plannings si ça représente un gain de temps immédiat et/ou impacte directement les revenus.
8. Collaborer avec des experts pour une solution sur-mesure
Pour les tâches complexes ou spécifiques à votre entreprise, un outil sur-mesure peut s’avérer la meilleure option.
Collaborer avec des spécialistes de la digitalisation vous aidera à créer une solution qui s ’intègre parfaitement à vos processus internes.
- Définissez les fonctionnalités clés dont vous avez besoin
- Choisissez une approche itérative, où l’outil est développé et testé progressivement
- Formez les équipes à l’ utilisation des nouveaux outils pour maximiser leur adoption
Au final, cette analyse des processus et priorisation des tâches à automatiser, elle vous permettra :
⇒ de réduire les erreurs,
⇒ d’implémenter des solutions sur-mesure qui libèrent du temps,
⇒ et de rendre les collaborateurs plus efficaces et satisfaits au quotidien.
Sans oublier qu’un outil personnalisé s’adaptera à VOTRE manière de travailler et pas l’inverse 🚀