📲 Découvrez 4 best practices pour former vos équipes à un nouvel outil ! 🧐

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Nous le savons, une fois l’outil de GED, ERP ou CRM développé, il s’agit de préparer les équipes à bien l’utiliser pour qu’elles soient efficaces. La saisie correcte des données est la clé de l’exactitude des KPIs qui vont en ressortir. Cela nécessite, en amont, de former ses équipes aux nouveaux logiciels et donc à de nouveaux process.

1 : Quelles sont les bonnes pratiques pour que les collaborateurs utilisent vos nouveaux outils ? 🧐  

Le secret c’est d’inclure les collaborateurs dès le départ dans le projet. De cette façon, ils se sentiront impliqués et utiliseront d’eux-mêmes la solution. 

De la même manière, il s’agit d’expliquer aux collaborateurs pourquoi on met en place le nouveau logiciel. Expliquer aux équipes ce que permet de faire le nouvel outil est essentiel. C’est grâce à ces nouveaux bénéfices qu’ils en verront l’utilité.

2 : Comment accompagner ses collaborateurs dans le changement ? 🤸‍♂️

La meilleure façon pour accompagner ses collaborateurs dans le changement est de faire des points hebdo ou mensuels sur le projet. Mettre en place un outil de recettage ou de retours utilisateurs est également préconisé. La mise en place de ces outils permettra des remontées du terrain et de faire en sorte que les équipes soient écoutées. 

Le plus simple est de former à l’outil avec un partage d’écran dans une salle. On peut imaginer le début de cette formation avec un cas concret. Par exemple, la saisie de données stratégiques par les équipes (temps, utilisation de matériel, etc.).

Et surtout, le plus important : présenter à ses collaborateurs les bénéfices de la solution et ce qu’ils ont à gagner en l’utilisant.

Comme pour l’interfaçage, l’étude des besoins en amont est la clé de la réussite.

3 : Avec quels supports communiquer sur un nouvel outil (CRM, GED,ERP,etc..) ? 📚🎥

Un tutoriel PDF ou vidéo sont très bien pour communiquer sur un nouvel outil auprès de vos équipes. Idéalement, faire une démo en réunion avec les parties prenantes est vivement recommandé.

Retrouvez le témoignage de notre client Sotrav pour qui nous avons développé une GED. Sylvain Leloutre y fait part de sa satisfaction de l’équipe Yaakadev.

4 : Comment vérifier que vos équipes utilisent bien l’outil ? 📊

Pour vérifier que vos équipes utilisent bien l’outil, il s’agit de mettre en place des objectifs et des KPI. Les synthèses faites par Yaakadev peuvent également vous y aider.

En conclusion, il s’agit d’impliquer dès la conception de votre logiciel vos équipes métier. Cela les motivera et les impliquera dans la création d’un logiciel sur mesure répondant à leurs besoins. Ils seront d’autant plus réceptifs à la mise en place d’un nouvel outil qu’ils utiliseront avec davantage d’aisance. Fixer des objectifs SMART à vos équipes permettra de vérifier que ces dernières utilisent bien votre outil.